Indici e guide

A differenza di altri beni culturali, gli archivi sono o diventano accessibili solo attraverso strumenti che ne rappresentino il contesto di provenienza e il contenuto. L’inventario, dattiloscritto, a stampa e/o digitale, costituisce la più completa chiave d’accesso, in quanto descrive esaustivamente l’archivio in tutte le sue partizioni e articolazioni, a partire dal livello più generale, il fondo, e fino all’elemento più elementare, il fascicolo. Mentre gli inventari riflettono in genere archivi ordinati o riordinati, indicandone serie e sottoserie, gli elenchi invece rappresentano, con diversi criteri e per diverse finalità, sequenze anche non sistematiche di materiali. È stato frequente nella storia degli istituti archivistici il caso di elenchi compilati in occasione del versamento o del deposito di archivi utilizzati poi come chiavi d’accesso per la ricerca storica. Una grande utilità hanno sempre avuto indici e repertori (alfabetici, cronologici, tematici), preziose chiavi d’accesso alle informazioni contenute nei documenti, in grado di semplificare in tal modo la ricerca dei documenti.